Intake
Gedurende de intake van het generieke proces registreert en beoordeelt de Functioneel Beheerder de door deGebruiker ingediende melding. Een melding kan een informatievraag of wijzigingsverzoek bevatten. Onderstaand figuur toont de wijze waarop de intake van een melding plaatsvindt.
1.1 Indienen melding
Een Gebruiker kan een melding indienen onder vermelding van naam, organisatie, functie en contactgegevens. Daarbij geeft de Gebruiker aan op welke standaard, en op welk onderdeel van de standaard, de melding betrekking heeft. Via welke wegen de melding kan worden aangemeld wordt per standaard in aanvullende beheerafspraken vastgelegd. Voorbeelden van aanmeldingswegen zijn telefoon of e-mail. In bijlage 1 is een template voor het registreren van aanvullende beheerafspraken opgenomen.
1.2 Registreren melding
De Functioneel Beheerder registreert de melding, bij voorkeur in een wijzigingsbeheersysteem die toegankelijk is voor de bij het beheer van de standaard betrokken partijen.
1.3 Sturen ontvangstbevestiging
Na het registreren van de melding krijgt de Gebruiker van de Functioneel Beheerder een ontvangstbevestiging. In de ontvangstbevestiging is onder andere een indicatie van de verwachte doorlooptijd van de intake opgenomen. De responstijden voor de verschillende deelprocessen van het beheerproces kunnen per standaard verschillen, en dienen beschreven te zijn als onderdeel van de aanvullende beheerafspraken.
1.4 Beoordelen melding
De Functioneel Beheerder beoordeelt de melding, en bepaalt hierbij in eerste instantie of de melding een informatievraag of wijzigingsverzoek betreft. Indien de melding een informatievraag betreft, zal in deze stap van de intake een passende reactie op de informatievraag met de Expert worden afgestemd. Indien de melding en wijzigingsverzoek betreft, vindt in deze stap een eerste beoordeling van het wijzigingsverzoek plaats. De Functioneel Beheerder controleert onder andere of het wijzigingsverzoek niet al bekend is en stelt vast of het wijzigingsverzoek in behandeling wordt genomen. Bij deze beoordeling vindt afstemming plaats met de Expert.
1.5 Registreren beoordeling
Wijzigingsverzoeken zullen in het beheerproces in behandeling worden genomen, mits besloten is over te gaan tot nadere analyse. De Functioneel Beheerder legt de beoordeling van het wijzigingsverzoek vast in een wijzigingsbeheersysteem. Een informatievraag maakt geen onderdeel uit van het beheerproces. De Functioneel Beheerder vult de informatievraag in het wijzigingsbeheersysteem aan met het verstrekte antwoord, en sluit vervolgens de melding af.
1.6 Sturen beoordeling
De Functioneel Beheerder informeert de Gebruiker over het resultaat van de beoordeling. De reponstijden zoals beschreven in de aanvullende beheerafspraken worden hierbij nageleefd.
2. Analyse
Wanneer het wijzigingsverzoek in behandeling wordt genomen, volgt een analyse.